ما هو برنامج إدارة المخازن

تُعد إدارة المخازن من الأمور الهامة التي يجب تواجدها داخل الشركات والمؤسسات، ويهتم أصحاب الشركات بتأمين وتنظيمها، لذلك من المهم أن تقوم بمعرفة تعريف المخزون والمخازن وكيفية ترتيب الأصناف المختلفة بها.

تعريف المخازن وكيفية ترتيب الأصناف المختلفة بها

يمكن تعريف المخازن على أنها الأماكن التي يتم وضع فيها المخزون، والمخزون هو عبارة عن المنتجات والمواد والموارد التي يتم الاستفادة منها في الشركة، حيث تدخل موارد المخزون في عمل منتجات الشركة.

من المهم أن يتم اختيار المخازن بعناية، حيث أنه يجب الاهتمام والحفاظ على المخزون بداخلها، لذلك يجب أن تكون المخازن مناسبة، وواسعة، وبها أماكن مناسبة للتهوية والإضاءة من أجل توفير بيئة مناسبة للمخزون والحفاظ عليه.

تُعتبر المخازن من أهم الأركان التي يجب العناية بها داخل الشركة أو المؤسسة، حيث أنها من أهم الأمور الإنتاجية والمالية، وتتم إدارة المخازن بأكثر من طريقة حيث يتم استخدام برنامج محاسبة أو نظام ERP من أجل ذلك، وتهتم الشركات بتوفير سبل جديدة من أجل إدارة المخازن بسهولة، وحماية ما بها من موارد

أصناف المخزون المختلفة

يوجد العديد من الأصناف الخاصة بالمخزون، والتي يتم تقسيمها من أجل سهولة التعامل معها، حيث توجد مواد خام، ومواد نصف مصنعة، ومواد كاملة التصنيع، وتوجد في الشركات الصناعية والتجارة بكثرة.

كما يمكن تصنيف عمليات التخزين داخل الشركة وفقاً لأحجام الأصناف، حيث توضع الأحجام الصغيرة من الموارد في مكان مختلف عن المواد ذات الأحجام الكبيرة، كما يتم تصنيفها حسب الأسعار الخاصة بالمنتجات، حيث تتفاوت الموارد داخل المخازن في الأسعار، وتتوفر برامج أنظمة ERP على أدوات احترافية من تتيح إدارة المخازن بالشكل المطلوب.

يوجد أكثر من برنامج إدارة شركات لإدارة المخازن، ويمكن تصنيف الموارد داخل المخازن بناءً على أهمية تلك الموارد، حيث توجد موارد حيوية وهامة يتم الاحتفاظ بها في أماكن آمنة من أجل ضمان الانتفاع بها داخل الشركة، كما يتم وضع الموارد النادرة في أماكن خاصة بها، وهي الموارد التي توجد أماكن تصنيعها في أماكن بعيدة عن أماكن الشركة.

هذا بالإضافة إلى تصنيف الموارد داخل المخازن على أنها موسمية أو غير موسمية، أو تلك الموارد التي تكون مصادرها ذات طبيعة حكومية، أو مصادر عامة، أو مصادر دولية يتم استيرادها من الخارج، ويتم تنظيم تلك الموارد ووضعها في برنامج محاسبة مُناسب لذلك.

إدارة المخازن

قد يعتقد البعض أن إدارة المخزون وإدارة المخازن هي شيء واحد، ولكن يوجد فرق بينهما، حيث إدارة المخازن والتي يُطلق عليها مصطلح Warehousing Management يتم فيها توفير وتنظيم الأماكن الخاصة بالتخزين، والمباني المخصصة لذلك، ويتم استخدام برنامج إدارة شركات في التخزين، ويتم فيها تحديد الطرق والأساليب التي يتم فيها تخزين المخزون داخل المخازن، مع توفير البيئة المناسبة في المخازن، للحفاظ على المخزون.

تقوم الإدارة بالاطلاع على الأذونات الخاصة بالصرف والواردات من المخزون، كما يتم مراقبة المخازن، وتدوين البيانات الخاصة بها وإدخالها داخل برنامج إدارة شركات، وذلك من أجل ضمان حماية المنتجات التي توجد بها.

إدارة المخازن والمخزون

أما إدارة المخزون والتي يُطلق عليها مصطلح Inventory Management، فيتم فيها الاحتفاظ بجميع الأنواع والأصناف للموارد والمنتجات التي توجد في الشركة، والتي يتم استخدامها في الصناعة والتجارة، ويتم توفيرها بكميات مناسبة للعملية الإنتاجية داخل الشركة أو المؤسسة.

كما يجب أن تكون الأماكن المُختارة لتخزين المخزون، قريبة من أماكن استهلاك تلك الموارد، بالإضافة إلى أن تكون قريبة من وسائل الشحن والنقل، يتم في إدارة المخزون التحكم في الكميات الخاصة بالمنتجات والموارد، حيث يتم تدوين الكميات والأصناف في برنامج محاسبة، مع التأكد من توفر الكميات المناسبة لاستمرار آلية العمل داخل الشركة، ومتابعة الوردات والصادرات من المواد التي يتم تخزينها، حيث يتم متابعة الموارد داخل المخزن من خلال برنامج إدارة شركات مُناسب.

هذا بالإضافة إلى مراقبة الكميات التي يتم تخزينها، حيث يتم إمدادها بكميات أخرى لاستمرار العمل داخل الشركة، وتتوفر إدارة المخزون في برامج احترافية من أنظمة ERP، وتتم كافة الأمور والعمليات على الموارد والمخزون بواسطة أذونات من أمين المخزن وفريق العمل الخاص به.

كيفية إدارة المخازن وترتيب الأصناف

يهتم المدراء بتوفير طرق ووسائل آمنة واحترافية من أجل إدارة المخزون، وذلك من أجل ضمان عدم نفاذ المخزون من المنتجات داخل الشركة، وضمان توفير بيئة مناسبة للتخزين، ويتم ذلك عن طريق تعيين أشخاص ذوي كفاءة وثقة عالية يقوموا بإدارة المخزون، ولهم خبرة في استخدام برنامج محاسبة يتم اختياره من قبل الإدارة، بالإضافة إلى معرفة استخدام برامج نظام ERP، حيث لا يتم دخول أو خروج أي موارد داخل أو خارج المخازن، إلا بإذن من الأشخاص المشرفين عن المخزون.

يقوم المشرفون على المخازن بفحص المخزون، مع مراعاة تطابقه مع المعايير القياسية والتي تناسب طبيعة عمل الشركة، والتي توجد في برنامج محاسبة يتم تثبيته داخل الشركة من أجل ضمان أن تكون الموارد مناسبة للتصنيع وتحقيق الأرباح داخل المؤسسة.

يتم عمل جرد مستمر للأصناف المختلفة الموجودة داخل المخازن، وذلك من أجل ضمان أن تتوفر تلك الموارد باستمرار داخل الشركة، ويتم الجرد عن طريق استخدام برنامج إدارة شركات، به خاصية إدارة المخزون.

يتم توفير وسائل نقل وشحن للموارد إلى المخازن ومنها، كما يتم استخدام وسائل آمنة للتخزين ونقل البضائع داخل المخازن، كما يتم تدوين كافة الأصناف ووضعها في نظام ERP من أجل تنظيم معلومات المخازن بطريقة آلية احترافية، كما يتم تقسيم الموارد داخل المخازن، ووضع كل صنف منها في أماكنها المناسبة.

وبهذا تكون قد تعرفت على تعريف المخازن وكيفية ترتيب الاصناف المختلفة بها، ودور البرامج المحاسبية في إدارة المخازن.

 

https://spiderbees.com/en