تعرف على الفواتير الإلكترونية
الفواتير الالكترونية :- الفاتورة الالكترونية هى نظام مُنخفض التكاليف لمعالجة المعاملات التى تستفيد من تكنولوجيا المعلومات
لتحويل عملية إعداد الفواتير اليدوية والورقية إلى صيغة إلكترونية أكثر فاعلية فى معالجة رسائل البيانات والمحافظة على السجلات.
عُرِفت الفاتورة الإلكترونية
بأنها: “إرسال الفواتير عبر الوسائل الالكترونية أى نقلها إلى المتلقى بإستخدام معدات إلكترونية لمعالجة وتخزين البيانات”.
مع إنطلاق الفاتورة الالكترونية استُبدلت فاتورة الورقة التقليدية بنسخة إلكترونية
مما أزال كثيراً من سلبياتها بينما حافظ على الفاتورة بمثابة وثيقة قائمة.
-
موجهات التنفيذ للفواتير الالكترونية :-
إنبثقت فكرة الفاتورة الإلكترونية من التركيز المتزايد على التجارة اللاورقية التي تعرف بشكل عام باعتبارها معاملات
أعمال تجارية تتضمن تبادل البيانات عبر الوسائل الالكترونية فهى تتطلب من كل المشاركين في النشاط التجاري
تحقيق وتنفيذ العملية المعيارية الخاصة بتبادل العقود والقبول بها ،أو الفواتير التى توثق المعاملات وبحسب طبيعة المعاملة
يمكن أن تشمل عملية التجارة اللاورقية كثيراً من الجهات مثل (شركات التأمين وتنظيمات النقل وإدارات الجمارك ورسوم الإنتاج والبنوك والمنظمات المالية).
وتؤدى السلطات الحكومية (مثل هيئات التخليص الجمركي والجمارك ورسوم الإنتاج وإدارات الضرائب) دوراً هاماً فى هذه السلسلة
لذلك يتسنى تيسير مزيد من الفاعلية بين جميع المشاركين و يجب أن تضع هذه الإدارات العامة معايير معينة متعلقة بالعناصر وصيغ الفواتير الالكترونية وعمليات تحويلها ووضعيتها القانونية
شمل مختلف العمليات المرتبطة بالدورة الكاملة للفاتورة الإلكترونية ما يلى :
- تحويل المستند الورقى إلى نسخة الكترونية
- إنشاء الفاتورة الالكترونية
- تحويل الفاتورة الالكترونية
- إستقبال الفاتورة الالكترونية
- الدخول الآلى فى النظام المحاسبي للمشترى
- التحقق من الدخول في النظام المحاسبى
- إختيار أسلوب الدفع
- إدارة النزاع
- الموافقة النهائية على السداد.
-
الفوائد:-
تساعد الفواتير الإلكترونية من وجهة نظر لوجستية على الحد من كمية الأوراق المُستعملة للتوثيق
أو تخزين معلومات المعاملة ويستطيع البائعون عبر الفواتير الإلكترونية
أن يتخلصوا من كثير من العمليات اليدوية مثل الطباعة والإرسال البريدى والتوثيق والتخزين والتوفيق بين الفواتير الورقية فتبنى معايير الفواتير الإلكترونية
يُتيح نقل هذه البيانات بصورة سريعة و فعالة، ويُحد بذلك من الفترة الزمنية التى تستغرقها دورة عملية إعداد الفاتورة.
إن الاخطارات الآنية وتحديث حالة الفاتورة والتحويل السريع للفواتير لموافقة الدافعين عليها ونظم الإدارة السريعة لحل النزاعات تنتج خدمة أفضل للعملاء.
يتلقى الدافعون على تحديثات منتظمة عن حالة الفاتورة وتوقيت السداد
لذلك يمكنهم من تقدير التدفق النقدى الخارجى بتَيقُن ويساعدهم بذلك على إنجاز أفضل وإدارة فاعلة لرأس المال العامل.
لذلك يتمثل واحد من أفضل الميزات لهذا النظام في المقدرة على إعطاء تخفيضات على السداد الفوري ويعطي بعض الموردين تخفيضات
إذا دُفعت الفواتير التى أصدروها بسرعة وكثير من العملاء يرغبون فى الإستفادة من هذه التخفيضات
إن فوائد الفواتير الإلكترونية كانت حتى الآونة الأخيرة قاصرة على الشركات الكبيرة
نظراً لأن تطبيقات البنىة التحتية الكبيرة المطلوبة لإدارة معاملات الفواتير الإلكترونية تتم بشكل سَلس
ولذلك بدأت الفوائد المرتبطة بالفواتير الإلكترونية قد تنساب الآن شيئاً فشيئاً إلى الأعمال التجارية الصغيرة والمتوسطة وذلك للأسباب التالية:
- لقد خفض بروز نماذج الخدمة الإلكترونية المُستضافة والبرمجيات الخدمية التكلفة المدفوعة مقدماً لذلك لتنفيذ الحلول الآلية والحد من مشكلات صيانتها.
- إن التخفيضات المتعلقة بالسداد المُبكر وقدرات تمويل سلسلة الإمداد التى توفرها شبكات الفاتورة الإلكترونية تعود بفوائد إستراتيجية جمة على تحسين رأس المال العامل.
لقد شجعت القيم الجوهرية المرتبطة بإعتماد الفاتورة الإلكترونية كثير من الدول على تطبيق هذه النماذج لاسيما بين المؤسسات الصغيرة والمتوسطة.
-
التحديات:-
واحدة من أكبر العوائق التى ما زالت تعرقل الفاتورة الإلكترونية ومُبادرات المدفوعات هى تبنى الموردين لأساليب جديدة أو الإفتقار لهذة الاساليب
حيث أن إقناع الموردين بتغيير عملياتهم لكى تتسق مع حاجات المشترى هو أمر مُكلف ويستهلك وقتاً طويلاً
و لذلك النجاح يعتمد بشكل كبير على قدرة المشترى فى تقديم مقترح للموردين يُضيف قيمة جديدة
ولذلك فشل كثير من المشترين في إجراء إتصال فعال حول قيمة آلية الفواتير مع مورديهم.
لذلك كافحوا من أجل التوصل إلى النتائج المتوقعة من تنفيذ حلول الفوترة.
لانها واحدة من الرسائل الأساسية المتعلقة بالقيمة المتحققة من الفوترة الالكترونية
هى أنها تمثل عنصراً مساعداً فى تمويل سلسلة الإمداد
للتعرف على المزيد عن الفواتير الإلكترونية تواصل معنا
لا توجد تعليقات